ebigo.de - E-Business.IT.Antworten für den Mittelstand

Ohne IT geht in einem Unternehmen nahezu nichts mehr. Welche Systeme aber tatsächlich wichtig sind und auf welche Anwendungen man eventuell verzichten kann, ist nicht immer hinreichend bekannt. Viele IT-Verantwortliche und Geschäftsführer stehen vor der drängenden Frage, ob die Investitionen in Personal, Infrastruktur und Software tatsächlich den Bedürfnissen der Fachbereiche entsprechen und belegbar zum Unternehmenserfolg beitragen. Um dies herauszufinden, bedarf es einer grundlegenden Analyse aller betroffenen Anwendungen, Systeme, Netzwerke und Geräte. Gerade in den IT-Abteilungen mittelständischer Unternehmen fehlt den internen Mitarbeitern dafür oft die nötige Zeit für eine solche umfassende Ausarbeitung. Externe Dienstleister können hier helfen, wenn sowohl die zeitliche Belastung der internen Mitarbeiter als auch die Kosten für eine solche Untersuchung im Rahmen bleiben.

Standortbestimmung und Weiterentwicklung der Unternehmensstrategie sind häufig die übergeordneten Fragestellungen, die Firmen dazu veranlassen, ihre IT auf den Prüfstand zu stellen. Ausgangspunkt kann die Erkenntnis sein, dass es nach jahrelangem „organischen“ Wachstum der Informationstechnologie erforderlich geworden ist, einen Gesamtüberblick zu gewinnen. Ein weiterer Grund kann sein, dass angesichts neuer verfügbarer Technologien und Anwendungen auf dem Markt die IT-Strategie weiterentwickelt werden soll. Während diese beiden Beweggründe primär von den IT-Abteilungen ausgehen, gehören Rentabilitätserwägungen und das Abgleichen der IT mit den Geschäftszielen zu den Untersuchungszielen der Geschäftsführungsebene.

Status quo und Ist-Aufnahme

Grundlegend für jede Art von IT-Check-up ist eine genaue Standortbestimmung mithilfe eines strukturierten Fragebogens und durch einen Workshop. Hier setzen sich Auftraggeber und Dienstleister zusammen, um über Aufgabenstellung und Zielsetzung zu reden. Daran beteiligt sind Mitarbeiter der jeweiligen Fachbereiche und des Dienstleisters. Anschließend erfassen die Spezialisten des Dienstleisters die Ausgangssituation in Hinblick auf die eingesetzten Applikationen, die dazugehörende IT-Infrastruktur und die damit verbundenen Aufwände. Dies kann sich bis auf die Kommunikationsanlage erstrecken, inklusive IP-Telefonie, erforderliche Bandbreiten etc.. Nach Analyse der Geschäftsprozesse klassifizieren und bewerten sie die Anwendungen gemäß ihrer Bedeutung für das Unternehmen und ihrer Verfügbarkeit. Dafür nutzen sie auch die in der eigenen Benchmark-Datenbank hinterlegten neutralen Vergleichsgrößen der Branche und von Mitbewerbern. Das macht die eindeutige Positionierung des Unternehmens möglich. Das Gebhardt IT-Framework-Rating beispielsweise verwendet die in der Industrie anerkannte fünfstufige Methode „Business Level Classification“. Es generiert Prozess-Landkarten, die übersichtlich die gefundenen Ergebnisse aufzeigen und bewerten. Unterschiedliche Farbgebungen verdeutlichen, wo Abweichungen zum vorher definierten Soll-Zustand bestehen. So werden komplexe Unternehmensstrukturen transparent und Optimierungsvorschläge sind nachvollziehbar. Die Methodik erlaubt es Unternehmen, nach der ersten grundlegenden Analyse ihre bestehenden IT-Prozesse später selbst auf den Prüfstand zu stellen.

Infobox

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Auslagern oder intern betreiben?

Im zweiten Schritt der Untersuchung geht es darum, Eigen- und Fremdleistungen zu ermitteln, um deren aktuelles Verhältnis herauszufinden und daraus mögliche Optimierungspotenziale abzuleiten. Hierzu wird ein Kriterienkatalog verwendet, der unter anderem rechtliche Rahmenbedingungen, potenziellen Know-how-Verlust beim Auslagern von Kernkompetenzen sowie Kosten- und Produktivitätseffekte berücksichtigt. Weitere Elemente dieser Analysestufe bilden die Tiefe der Service Level, die Fähigkeiten externer Dienstleister sowie die damit verbundenen Risiken.

Virtualisierung und Anwendungsentwicklung

Wie sieht die Anwendungslandschaft im Einzelnen aus: Laufen Anwendungen auf zahlreichen Einzelsystemen oder sind sie auf wenige Plattformen zentralisiert? Der erste Fall führt zu einer Vielzahl an Schnittstellen und einem hohen Verwaltungsaufwand. Die Empfehlung der Berater dürfte in diesem Fall lauten, die verwendeten Plattformen zu konsolidieren.

Jedem mittelständischen Unternehmen stellt sich regelmäßig die Frage „Make or Buy?“, also danach, ob Standardsoftware eingekauft oder auf Eigenentwicklungen gesetzt werden soll. Jede Variante hat jeweils spezifische Vorzüge. Im Rahmen eines IT-Check-up liefert die Anwendungslandkarte eine wertvolle Entscheidungsunterstützung. Sie erlaubt einen schnellen und umfassenden Überblick über den Ist-Zustand und zeigt Risiken auf. Ergibt sich akuter Handlungsbedarf, unterbreiten die Berater konkrete Vorschläge. Ein Kriterienkatalog verdeutlicht, wo Standard- oder Individualsoftware zum Einsatz kommen sollte und inwieweit Teile der IT ausgelagert werden können – abhängig vom Know-how des Personals, von Kosten- und Produktivitätsvorteilen sowie rechtlichen Rahmenbedingungen.

Fazit

Eine solche unabhängige Untersuchung liefert allen Beteiligten im Unternehmen schnell fundierte Erkenntnisse, zeigt die aktuelle Situation und das Zusammenspiel aller Bereiche auf und gibt wertvolle Handlungsempfehlungen. Auf Grundlage des Soll-Ist-Vergleiches erfasst der Auftraggeber auf einen Blick, wo neben den „grünen Bereichen“ Differenzen auftreten.