Warum ein IT-Check-up?
In vielen mittelständischen Unternehmen ist die IT ebenso komplex wie bei der Weinig AG, oft über Jahre gewachsen und an vielen Stellen nicht mehr auf die aktuellen Anforderungen ausgerichtet. Welche Systeme wichtig sind und auf welche Anwendungen man eventuell verzichten kann, ist nicht immer hinreichend bekannt. Zwar sah der Mittelständler aus Tauberbischofsheim keinen konkreten Handlungsbedarf, eine Überprüfung der IT-Infrastruktur stand aber schon länger an. „Wir wollen vorbereitet sein und Weichen rechtzeitig stellen können, bevor es irgendwo knirscht und etwas schief läuft. Es ging uns weniger um die Technik als um das Zusammenspiel und die Unterstützung der Geschäftsprozesse und Geschäftsfelder“, sagt CIO Walter. „Wenn man selbst ständig mit den Systemen zu tun hat, ist ihre kritische Überprüfung in regelmäßigen Abständen sicherlich sinnvoll. Wir spielten schon lange mit dem Gedanken, uns dabei professionell von außen unterstützen zu lassen.“
Alexander Walter ging es vor allem darum, kritische Bereiche zu identifizieren und Stellschrauben mit größtmöglichem Nutzenpotenzial zu identifizieren. Zum IT-Framework-Rating der Gebhardt Sourcing Solutions AG kam er über eine Empfehlung. Schon im ersten Gespräch zeigte sich, dass nicht nur fachlich alles zusammen passte, sondern auch die Chemie stimmte. Gebhardt Sourcing Solutions erhielt den Auftrag, den Zustand der Unternehmens-IT bei Weinig genau zu analysieren. Das Beratungshaus aus Böblingen hat dafür eine spezielle Methode entwickelt: das Gebhardt IT-Framework-Rating. Systematisch analysierten die Experten damit die gesamte Anwendungslandschaft und glichen das Ergebnis mit den Geschäftsprozessen im Unternehmen ab. Anhand sogenannter Prozess-Landkarten ließen sich schnell Schwachstellen erkennen, Einsparpotenziale identifizieren und künftige Investitionsentscheidungen zielgerichtet unterstützen.
Die Gebhardt Sourcing Solutions AG führte diese Bewertungen innerhalb von wenigen Tagen vor Ort durch. Ein weiterer Grund, der das Angebot für den Mittelständler Weinig interessant machte.
Fachlich fundiert und schnell analysiert
Am ersten Tag erfolgte auf Grundlage von zuvor erhobenen Fragebögen eine umfassende Ist-Aufnahme. Nach der anschließenden Ausarbeitung der Analyse konnten Thomas Gebhardt und sein Team schon beim nächsten Besuch in Tauberbischofsheim die Ist- und Soll-Situation mit allen Bereichen von Weinig besprechen. „Das Gebhardt IT-Framework-Rating hat in kürzester Zeit Transparenz und Übersicht verschafft: angefangen von den Geschäftsprozessen über die Anwendungen und die Infrastruktur bis hin zu jedem kleinen Detail“, erklärt Alexander Walter.
Die Landkarten des IT-Framework-Rating zeigen Anwendungen je nach Wichtigkeit für die Geschäftsprozesse in einer bestimmten Farbgebung an und machen auch kritische Bereiche deutlich sichtbar. Weinig beispielsweise kann einen Tag ohne Finanzbuchhaltung (Lohnbuchhaltung, Faktura) weit besser überstehen als einen Tag ohne den Angebotskonfigurator. Klar erkennbar ist jetzt für Alexander Walter auch, wie sich die IT-Investitionen verteilen und welche Prozesse berührt und beeinflusst werden.
„Das IT-Framework-Rating bestätigte manche unserer Einschätzungen, deren wir uns in ihrer Tragweite so aber nicht bewusst waren. Andere Erkenntnisse wurden verstärkt, auf die wir jetzt mehr achten. Ein Vorteil der Studie ist sicher, dass wir fokussiert an einzelne wichtige Punkte herangeführt wurden. Wir werden in Zukunft noch gezielter investieren und können unsere Ressourcen jetzt noch genauer einsetzen. Letztlich macht es einen großen Unterschied, ob IT-Ausgaben in neueste Notebook-Technologien fließen oder in innovative Services, die uns messbare Wettbewerbsvorteile bringen. Eine Maschine kann kopiert werden – gute Serviceleistungen hingegen nicht so schnell.“
Abschließend bemerkt Walter: „Gebhardt Sourcing Solutions hat eine hervorragende Arbeit abgeliefert. Wir haben keine Minute Zeit vergeudet und ich kann sie uneingeschränkt weiterempfehlen. Wir sind froh, bei der riesigen Auswahl an Dienstleistern in diesem Bereich den richtigen Lieferanten gefunden zu haben.“
Die Unternehmen:
Michael Weinig AG
Die Michael Weinig AG ist einer der weltweit führenden Spezialmaschinenbauer aus der Massivholzverarbeitung. Dabei bietet Weinig neben Produkten auch Dienstleistungen und Systemlösungen bis zur schlüsselfertigen Produktionsanlage an. Das Unternehmen gibt es seit über einhundert Jahren. Bis heute ist es, auch mit arabischen Anteilseignern, zu 100 Prozent in Privatbesitz, was Vorteile bei der Beschaffung von Geldern verschafft und die Agilität erhöht. Das operative Geschäft liegt in den Händen des Vorstands sowie der Geschäfts- und Bereichsleitung. Am Firmensitz in Tauberbischofsheim arbeiten 1.100 Mitarbeiter, Produktionsbetriebe befinden sich darüber hinaus an drei weiteren Standorten in Deutschland sowie in Schweden, der Schweiz und China. Der Vertrieb ist weltweit aufgestellt.
Gebhardt Sourcing Solutions AG
Die Gebhardt Sourcing Solutions AG mit Sitz in Böblingen steht seit 2004 in der deutschen IT-Branche für kompetente und umfassende Strategieberatung. Mit ihrem Know-how bei der Beschreibung von IT-Strategien und davon abgeleiteten Sourcing-Strategien unterstützen Thomas Gebhardt und sein Expertenteam Unternehmen dabei, ihre IT-Leistungen selbst zu erbringen oder zu angemessenen Konditionen einzukaufen.
Arno Laxy und Veit Mathauer, Sympra GmbH (GPRA)
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