Schon bei der Suche nach neuen Mitarbeitern kann das Internet behilflich sein. Mussten die Personalverantwortlichen früher für teures Geld Anzeigen in Tageszeitungen oder Fachblättern schalten - was aufgrund von Anzeigenproduktion und Anzeigenschluss in den Objekten erheblichen Vorlauf bedeutete - so genügt heute ein Mausklick und schon können Millionen von Internet-Nutzern in der ganzen Welt die firmeneigene Stellenausschreibung lesen. Sogenannte Online-Jobbörsen wie Jobpilot.de oder Monster.de machen es möglich.
Doch ist dies nicht der einzige Service, den das Internet in punkto Mitarbeitersuche zu bieten hat. Vielmehr können Unternehmen auch die interaktiven Möglichkeiten des Mediums Internet nutzen, um mittels spezieller Online-Fragebögen oder virtueller Assessment-Center die Qualifikation der Bewerber abzufragen. Dies spart den Mitarbeitern der Personalabteilung, die die Vorsortierung bislang von Hand vornehmen musste, erheblich Zeit. Wird gar eine Bewerbungs-Management-Software eingesetzt, können eingehende Bewerbungen digitalisiert, vorsortiert und zentral gespeichert werden und es können automatisch Einladungen zu Gesprächen oder Absagen verschickt werden. Den Personalverantwortlichen bleibt so mehr Zeit, sich wichtigeren Aufgaben im Unternehmen zu widmen.
Telearbeit verändert etablierte Arbeitsstrukturen
Nicht nur bei der Mitarbeiter-Rekrutierung, sondern auch bei der Organisation des Arbeitsalltages verändern sich aufgrund von E-Business-Technologien die Strukturen. War es vor dem Internet-Zeitalter für Beschäftigte sehr schwierig, einen Teil ihrer Arbeit von zuhause aus zu erledigen, so bieten E-Mail, Internet und mobile Laptops heute jede Voraussetzung dafür.
Durch die sogenannte Telearbeit bleibt beispielsweise alleinerziehenden Müttern, die keinen Betreuungsplatz für ihre Kinder finden, der Zugang zum Arbeitsmarkt nicht gänzlich verwehrt. Pendler, die im Normalfall weite Strecken zum Arbeitsplatz zurücklegen müssen, können die Zeit, die sie sonst untätig in Transportmitteln verbringen, sinnvoller für das Unternehmen nutzen. Am heimischen Schreibtisch arbeiten sie an einem Firmen-Laptop, auf dem die notwendige Software installiert wurde, via Internet haben sie Zugriff auf Unternehmensdaten und per E-Mail, Telefon und Fax sind sie sowohl für den Arbeitgeber vor Ort als auch für Kunden und andere Ansprechpartner erreichbar.
Doch während die Telearbeit sich bei den Beschäftigten großer Beliebtheit erfreuen würde - schließlich verhilft sie ihnen zu mehr Flexibilität - sind Unternehmens-Bosse noch immer skeptisch. Sie zweifeln daran, dass die Mitarbeiter ohne Kontrolle die gleichen Leistungen erbringen, die sie vor Ort in der Firma bringen würden. Marktstudien jedoch belegen das Gegenteil: Weil die Mitarbeiter zuhause oft wesentlich ungestörter arbeiten können als beispielsweise im Großraumbüro eines Unternehmes und sie zusätzlich auch ein positiveres und moderneres Bild von ihrem Arbeitgeber haben, arbeiten Telearbeiter in der Regel daheim deutlich motivierter als ihre Kollegen vor Ort.
Intranet statt Flurspaziergang
Auch der Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern - ein bedeutender Faktor für die Effektivität eines Unternehmens - kann über E-Business-Technologien beschleunigt werden. Der einfachste Weg dafür ist die E-Mail, ein komplexerer, aber ebenso interessanter, sind die sogenannten Intranets. Darunter versteht man firmeninterne Netzwerke, die nicht öffentlich zugänglich sind, aber die gleichen Dienste wie das Internet bieten. Hier stehen sämtliche firmenrelevanten Informationen und Dateien zur Verfügung. Der Vorteil solcher Systeme ist leicht verständlich: Mussten die Mitarbeiter früher lange Wege zwischen unterschiedlichen Abteilungen zurücklegen, um sich benötigte Informationen oder Materialien abzuholen, genügt heute ein Mausklick, und das Gewünschte befindet sich auf dem eigenen Computermonitor.
Auch Unternehmen mit Niederlassungen an mehreren Standorten profitieren von einem solchen Intranet. Stellen Sie sich doch nur einmal vor, der Leiter der Konzerntochter A benötigt für eine lokale Marketing-Kampagne das Firmenlogo des Mutterkonzerns. Früher musste er in der Zentrale anrufen, der dortige Marketing-Verantwortliche kopierte die Datei auf eine Diskette, bestellte einen Kurierdienst und ließ das Logo verschicken. Im besten Fall dauerte es also wenigstens ein paar Stunden, bis das Logo den Besitzer wechselte. Heute kann der Leiter der Konzerntochter sich die Datei einfach aus dem firmeneigenen Intranet herunterladen - fertig.
Allerdings, was sich in der Theorie traumhaft anhört, ist in der Realität schon häufig gescheitert. Denn es gehört viel Mitarbeiter-Disziplin dazu, wirklich alle Informationen in einem Intranet abzuspeichern. Und von Seiten der IT-Verantwortlichen bedarf es ebenfalls erheblichen Geschicks, um ein Intranet so intuitiv bedienbar und nutzerfreundlich aufzubauen, dass wirklich alle Mitarbeiter ohne großen Zeitaufwand die benötigten Informationen wiederfinden. Gelingt dies nicht, entwickelt sich ein solches System eher zur Zeitfalle und frustriert die Mitarbeiter eher, als dass es sie motiviert.
Der Ärger mit der Ablenkung
Allerdings hat die Tatsache, dass viele Mitarbeiter heute über ihre Firma Zugang zum Internet erhalten, auch eine Schattenseite: So belegt beispielsweise eine Studie der Internet-Wirtschaftszeitschrift "CIO", dass die große Anzahl von E-Mails, die die Mitarbeiter täglich empfangen, von ihnen auch als Stressfaktor empfunden wird. Dabei ist ein Großteil der Nachrichten für den Empfänger gar nicht unbedingt relevant, da er vom Sender nur eine Kopie der Mail, die an einen Kollegen ging, zur Kenntnisnahme erhielt, nicht aber eine Handlungsaufforderung. Zusätzlich beeinträchtigen Witzmails oder Werbung oder das Surfen auf Games- oder Porno-Seiten die Arbeitseffektivität erheblich.
Abhilfe schaffen hier nur klare Regelungen. Unternehmer, die wirklich nicht wollen, dass die Angestellten auf ihre Kosten surfen, sollten dies klar im Arbeitsvertrag verankern, empfehlen Rechtsexperten. Dann gilt unberechtigtes Surfen am Arbeitsplatz als fristloser Kündigungsgrund. Allerdings sollten die Arbeitgeber vor diesem Schritt die Vor- und Nachteile nochmals genau abwägen. Schließlich profitieren sie indirekt in der Regel auch davon, wenn die Mitarbeiter mit den Strukturen des Internets einigermaßen vertraut sind.
Für den E-Mail-Verkehr indes machen gewisse Reglementierungen durchaus Sinn. So sollte bei firmeninternen Mails schon im Betreff genau gekennzeichnet sein, welchen Inhalt sie enthält. Für das Projektmanagement eignet sich ein Mitteilungsbrett im Intranet häufig besser zur Information der Team-Mitglieder als eine Rundmail an alle. Auch die Schulung der Mitarbeiter im Bezug auf die E-Mail-Nutzung kann die Effizienz erhöhen: So können sie beispielsweise durch das Einrichten spezieller Filter die E-Mail-Flut von vornherein eindämmen und thematisch relevante Mails gleich in Extra-Ordner einsortieren, ohne dass sie sie zuvor anklicken und lesen müssen.
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