Motivation 1: Rating und Basel II
Immer mehr Gründe sprechen heute für den Einsatz von Software, um die Finanzen eines Unternehmens transparenter zu machen. Mit digitalen Systemen sind die wichtigsten Kennzahlen wie Eigenkapitalquote, Schuldtilgungsdauer, Gesamtkapitalrentabilität und Cash-Flow-Leistungsrate immer schnell und exakt abrufbar. Besonders wichtig ist das für Ratings bei der Kreditaufnahme. Ein Rating ist ein Bonitätsurteil, also eine Bewertung der Kreditwürdigkeit eines Unternehmens – entweder durch ein Kreditinstitut (internes Rating) oder durch eine unabhängige Ratingagentur (externes Rating), die vom Unternehmen selbst beauftragt wurde.
Voraussichtlich ab 2006 muss sich jeder Betrieb, der zusätzliches Fremdkapital aufnehmen will, einem Rating unterziehen. Dafür sorgt die weltweite Reform der Eigenkapitalrichtlinien für die Banken, auch Basel II genannt. Diese schreibt auch vor, dass die Kreditinstitute die Bonität ihrer Kunden künftig nach einem festgelegten Kriterienkatalog benoten müssen. Je besser die Note ausfällt, desto weniger Eigenkapital müssen die Banken für den Kredit aufwenden, und umso günstiger können sie dann ihre Konditionen gestalten. Letztlich werden Unternehmen mit einer schlechten Bonität höhere Zinsen zahlen als Firmen mit einer dickeren Kapitaldecke. Eine übersichtliche, softwaregestützte Finanzverwaltung kann das Bonitätsurteil dann sicher positiv beeinflussen.
Motivation 2: KonTraG
Aktiengesellschaften wird der Einsatz eines Risikomanagement- und Überwachungssystem sogar gesetzlich vorgeschrieben, durch das seit 1998 gültige Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG). Führung und Jahresabschlusserstellung von Kapitalgesellschaften müssen demnach transparent sein, was am besten mit digitalen Systemen gewährleistet werden kann.
Motivation 3: Benchmarking
Eine leistungsfähige Finanzsoftware erleichtert auch das Benchmarking – eine Art (kontinuierlicher) Betriebsvergleich mit den Klassenbesten. Dabei werden Produkte, Dienstleistungen, Prozesse und Methoden des eigenen Unternehmens mit denen von direkten Konkurrenten verglichen. Beim internen Benchmarking kann ein solcher Betriebsvergleich auch zwischen verschiedenen Abteilungen des eigenen Unternehmens erfolgen. Beim funktionalen Benchmarking erfolgt der Vergleich mit Organisationen, die nicht direkte Konkurrenten sind. Diese Form des Benchmarkings kann einerseits sehr ergiebig sein, weil durch die branchenunabhängige Sichtweise neue innovative Lösungen erarbeitet werden können. Andererseits ist es sehr schwierig, hier gewonnene Erkenntnisse korrekt in die eigene Unternehmenssituation zu transformieren.
Auch unabhängig von Rating oder Benchmarking, ist es natürlich sinnvoll, wenn ein Unternehmer die Kennzahlen immer zuverlässig zur Hand hat – nur dann kann er sein Unternehmen auf Basis fundierter Entscheidungen führen.
Lösung 1: Betriebswirtschaftliche Standardsoftware
In vielen mittelständischen Unternehmen ist der Einsatz von Software zur Unterstützung der betrieblichen Abläufe inzwischen alltäglich: Personalabrechnung, Kundendatei, Lagerhaltung, Rechnungsstellung, Angebotsverwaltung, Materialwirtschaft, Einkauf, Produktionssteuerung – vieles lässt sich digital effizienter erfassen. Dies gilt auch für den Bereich des Finanz- und Rechnungswesens: Finanzbuchhaltung und Geschäftsbuchhaltung (für Vorgänge die nach Außen wirksam sind) sowie Kostenrechnung und Betriebsbuchhaltung (für innerbetriebliche Vorgänge) sind ohne Softwareeinsatz undenkbar.
Um nicht für jeden dieser eng verknüpften Vorgänge eigene Software einsetzen zu müssen, bietet betriebswirtschaftliche Standardsoftware hier ein Komplettpaket: Sie integriert Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Fakturierung und Einkauf. Häufig sind diese Anwendungen der Kern einer unternehmensweiten Planungssoftware (ERP), da im Finanzbereich zumeist die Daten zusammenlaufen und geschäftswirksam werden.
Anbieter von Standardsoftware, die auch Buchhaltungsvorgänge abdecken kann, sind beispielsweise SAP (“My SAP”, “Business One” für kleine Unternehmen), Lexware oder Sage KHK.
Lösung 2: Digitale Diagnose- und Prognose-Tools
Data Warehouse, OLAP (Online Analytical Processing), Business Intelligence Tools und Data Mining sind erfolgsversprechende Ansätze zum Aufbau entscheidungsorientierter, betrieblicher Informationssysteme. Anbieter solcher Systeme sind beispielsweise Oracle, SAS, Business Objects, MIS, MIK und Triagon. Diese Lösungen sind allerdings oft sehr umfangreich und teuer.
Gezielt und relativ günstig kann man den Geldfluss im Unternehmen mit speziellen Business-Intelligence-Werkzeugen – so genannten Finanzplanungstools – kontrollieren und prognostizieren. Produktbeispiele sind die einfache Standardlösung “Corporate Planner” von CP oder das teurere, anpassungsfähige und leistungsstarke “MPC (Management Planning and Control)” von Comshare. Über Vernetzung und Zugriffsberechtigungen können die verschiedensten Abteilungen Daten in solche Systeme eingeben – und Informationen daraus beziehen.
Diese Planungs- und Controllinginstrumente können Unternehmensdaten aus vielen Quellen importieren, exportieren und speichern. Und sie können das komplette Unternehmen nicht nur in Zahlen, sondern auch als grafisches Modell nachbilden – mit allen betrieblichen Abläufen, internen Strukturen und wichtigen Entscheidungsparametern. Dies ermöglicht schnelle Diagnosen und fundierte Prognosen (siehe “Hintergrund”).
Weniger ist oft mehr
Für manche Vorgänge können auch spezielle “Insellösungen” in Frage kommen. Die Abrechnung von Unternehmenssteuern etwa wird durch den Einsatz eigener Systeme erheblich erleichtert: Anbieter wie DATEV, Lexware und Stotax haben Software zur Berechnung von Umsatz-, Gewerbe- und Körperschaftssteuer im Programm.
Generell sollte man aber möglichst wenig unterschiedliche Software-Systeme einführen, um nicht statt für geordnete Finanzen für ein “ordentliches” Datenchaos zu sorgen. Eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware – auch als Teil einer übergreifenden ERP-Lösung – ist deshalb für die meisten mittelständischen Unternehmen die wohl beste Lösung zur Digitalisierung von Finanz- und Rechnungswesen. Aber auch Standardsoftware sollte mit einem kritischen Pflichtenheft ausgewählt werden – nicht jedes System eignet sich für jede Branche und Unternehmensgröße.
Hat man die vermeintlich richtige Lösung für sein Unternehmen gefunden, darf man eines nicht vergessen: den Faktor Mensch. Jahrelang an “manuelle” Systeme gewöhnte Mitarbeiter müssen in intensiven Schulungen mit Funktionalität und Philosophie der neuen Software vertraut gemacht werden. Dann steht einem dauerhaft geordneten Finanz- und Rechnungswesen nichts mehr im Wege.
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