Ein Intranet basiert auf dem gleichen technologischen Prinzip wie ein Internet. Informationen und Software-Lösungen sind über einen Internet-Browser zugänglich und der Austausch von Daten erfolgt über das TCP/IP-Protokoll, das auch das Internet für die Kommunikation zwischen Sender und Empfänger nutzt. Der Unterschied zwischen Internet und Intranet besteht darin, dass ersteres Kunden oder Geschäftspartner als Zielgruppe hat, während das Intranet für die eigenen Mitarbeiter da ist. Außerdem kann - anders als beim Internet - nicht die ganze Welt auf die Informationen zugreifen, sondern nur ein geschlossener, selbst definierter Benutzerkreis.
Intranets verbessern Mitarbeiterkommunikation
Wer jetzt denkt, dass der Internet-Auftritt für Kunden und Geschäftspartner aus Marketing-Gründen einfach notwendig war, ein Intranet für Mitarbeiter aber eher verzichtbaren Luxus darstellt, ist schief gewickelt. Denn ein ideal positioniertes Intranet verbessert nicht nur die Mitarbeiterinformation, sondern auch die Interaktion zwischen den Angestellten - und das in vielen Bereichen.
So können beispielsweise Urlaubsanträge oder Krankmeldungen ohne großen Aufwand im firmeneigenen Netz abgewickelt werden. Der Mitarbeiter füllt im Intranet ein entsprechendes Formular aus, das System schickt dem verantwortlichen Abteilungsleiter eine Benachrichtigung, dieser zeichnet den Antrag ab und das System leitet das Formular an die Personalabteilung weiter. Das mag in Unternehmen, die lediglich zehn Mitarbeiter beschäftigen, die Effizienz noch nicht erheblich verbessern, in Unternehmen mit 100 Mitarbeitern macht es sich aber schon bezahlt.
Information auf Zuruf - auch bei größerer Distanz
Auch den schnellen Austausch von Informationen erleichtert ein Intranet, vor allem dann, wenn Mitarbeiter nicht schnell auf Zuruf ihren Wissensbedarf stillen können. Stellen Sie sich vor, sie beschäftigen ein Projektteam, das aus Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen zusammengesetzt ist. Wie viel Zeit verbringt dieses im Durchschnitt in Meetings, nur um sich schnell darüber zu informieren, in welchem Status quo sich das Projekt gegenwärtig befindet und wo die Probleme sind? Diese Zusammentreffen können künftig in Chatrooms im Intranet stattfinden. Jeder Mitarbeiter kann an seinem Arbeitsplatz bleiben und nach dem virtuellen Meeting sofort weiterarbeiten. Arbeitszeit wird gespart, da solche Chats in der Regel kürzer sind als der mündliche Austausch und der Weg zum Besprechungsraum für jeden Mitarbeiter entfällt.
Deutlich effizienter ist beispielsweise auch die Adressverwaltung im Intranet, sei es von Mitarbeitern oder Geschäftspartnern. Hand aufs Herz - arbeiten Ihre Mitarbeiter auch noch mit Excel-Listen zur Adressverwaltung? Dann machen Sie sich doppelte und dreifache Arbeit, da jeder Angestellte seinen Adressbestand selbst pflegen muss. Eine intranetbasierte, zentrale Adressverwaltung reduziert den Aufwand der Datenpflege, da eine Adresse nur einmal eingetragen oder geändert werden muss und dann allen Mitarbeitern, egal ob aus Marketing oder Vertrieb, zur Verfügung steht. Werden die Datensätze auch noch mit Anmerkungen darüber versehen, in welchem Kontakt die einzelnen Abteilungen zu dem Geschäftspartner stehen, wird die abteilungsübergreifende Transparenz verbessert.
Basis für neue Technologien
Die Anwendungsvielfalt für ein Intranet ist groß: Handbücher müssen nicht mehr für jeden Mitarbeiter angeschafft werden, sondern stehen zentral im Intranet zum Abruf bereit, wichtige Firmeninformationen können über schwarze Bretter im Netz für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht werden und Terminabsprachen können standardisiert ins Intranet übertragen werden. Aber auch für viele neue E-Business-Technologien wie E-Learning (siehe eigener Themenblock), Wissensmanagement (siehe eigener Themenblock) oder E-Recruiting (siehe eigener Themenblock) ist ein vorhandenes Intranet, auf das entsprechende Technologien aufsetzen können, Grundvoraussetzung. Auch die Anbindung von Außendienstmitarbeitern (siehe eigener Themenblock) oder die Realisierung eines Extranets (siehe eigener Themenblock) bedingt ein vorhandenes Intranet.
So ist es nicht verwunderlich, dass das Thema Intranet nicht länger nur für die Großunternehmen von Interesse ist. Mehr und mehr entschließt sich auch der Mittelstand dazu, solche Unternehmensportale aufzubauen. Damit das Projekt aber auch wirklich den gewünschten Erfolg bringt, ist es wichtig, von Anfang an die Mitarbeiter in die Entwicklung mit einzubeziehen. Denn sie sind es schließlich, die das Intranet künftig nutzen sollen (siehe: Hintergrund: "Intranet-Stolpersteine und wie man sie vermeidet").
Next Steps für den Mittelstand
Um die Frage zu klären, ob ein Unternehmen ein Intranet benötigt oder nicht, sollten zunächst die Informationsstrukturen eines Unternehmens genau unter die Lupe genommen werden. Gibt es hier Zeitfresser und wie groß sind diese? Wie viele Unternehmensabläufe können standardisiert und ins Intranet verlagert werden? Wer hier ein Optimierungspotenzial erkennt, sollte mit seinem IT-Dienstleister sprechen und sich einen Kostenplan erstellen lassen. Wichtig ist auch, sich schon bei der Konzeption des Intranets Gedanken darüber zu machen, welche bestehenden Unternehmenslösungen künftig vernetzt werden sollen und welche E-Business-Anwendungen man in Zukunft über das Intranet abwickeln möchte. Wer hier schon zu Beginn gut plant, muss später nicht zusätzlich Geld für Umstrukturierungen ausgeben.
&HTRE)
