Die standortübergreifende Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Vertriebspartnern in unterschiedlichen Regionen und Zeitzonen ist schon lange nicht mehr großen Unternehmen vorbehalten. Auch Mittelständler sind gefordert, ihr Know-how zu vernetzen und Informationen weltweit auszutauschen. Hier setzen Unternehmensportale an, die mehr als nur ein schlichtes Intranet bieten. Unternehmensportale sind erfolgreich, wenn die Mitarbeiter im Arbeitsalltag jederzeit auf geschäftsrelevante Daten zugreifen können. Die Organisation komplexer Informationsströme stellt dafür eine wichtige Voraussetzung dar. Sie erlaubt schnellere Reaktionszeiten und ermöglicht einer Firma, rechtzeitig auf Marktveränderungen zu reagieren. Unternehmen gewinnen einen klaren Wettbewerbsvorteil, wenn sie einen schnellen Zugriff auf die eigenen aktuellen Daten haben und ihren Kunden Informationen gezielt und zeitnah zur Verfügung stellen können.
Information-Clearing-Prozesse optimieren den Datenfluss
Mit Hilfe des so genannten Information-Clearing-Prozesses können Unternehmen Informationen aus verschiedenen Anwendungen und Datenquellen zu einer leistungsfähigen Gesamtlösung zusammenführen, so dass diese zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Viele Datentöpfe bilden eine gemeinsame zentrale Datenquelle, in der alle Informationen miteinander verbunden sind. Ein schneller Zugriff auf das gesamte digitale Unternehmenswissen ist jederzeit möglich. Der Datenfluss eines Unternehmens wird transparent. Gleichzeitig lassen sich die Informations- und Prozessmöglichkeiten sowie der Workflow eines Unternehmens optimieren.
Benutzerrechte effektiv verwalten
Information Clearing liefert den Unternehmen zudem wichtige Informationen über das Nutzerverhalten. Die Daten können schneller und komfortabler bereitgestellt werden, wenn zuvor klar ist, wer wann welche Informationen benötigt. Das Clearing gibt einen Überblick über die Verwertung von Informationen im Business-Alltag und kontrolliert, wie Informationen im Unternehmen fließen. Mit Hilfe des Accountings, einem weiteren Teilaspekt des Information Clearings, können unterschiedliche Informationen verschiedenen Benutzergruppen zugeordnet werden. Die Lohnbuchhalterin soll einen kompletten Überblick über die Abrechnungsdaten erhalten, während der einzelne Mitarbeiter davon nur einen kleinen Ausschnitt zur Verfügung gestellt bekommt. Den Nutzern können abgestufte Informationen freigegeben werden, damit jeder nur die Information aus einem zentralen Pool erhält, die er für seine Arbeit benötigt.
Auf technischer Seite kann die Information-Clearing-Solution je nach vorhandener IT-Infrastruktur ganz unterschiedlich aussehen. Eine mögliche Grundlage für das Information Clearing ist beispielsweise der W3C-Standard SOAP. Darüber lassen sich Datenbestände aus diversen Datenquellen miteinander verknüpfen. Die Auslieferung der Informationen läuft dabei über generische Schnittstellen nach dem XML-over-http-Protokoll. Wenn die XML-Datei beispielsweise als Anfrage an einen Web-Service geschickt wird, wertet dieser die Daten aus und ruft anschließend die gewünschte Methode mit den gegebenen Parametern auf und schickt als Response eine XML-Datei mit den Ergebnissen zurück.
Anwender können mit Hilfe einer Information-Clearing-Lösung ihre Daten via Internet genauso verwalten, wie sie es gegenwärtig auf den lokalen Maschinen tun. Die Entwickler von Web-Services benötigen eine unterstützende Plattform für das Logging, Monitoring und Auditing. Ideal sind Lösungen, die neue Anwendungsstrategien wie mobiles SMS ebenso berücksichtigen wie Produktkataloge und Portallösungen. Die Anwendungen, Informationen und Dienste sollten immer auf einer strukturierten Plattform zusammengeführt und für den personalisierten Zugriff bereitgestellt werden. So bietet etwa Tanto Portal Solutions GmbH (TPS) ein Information-Clearing-Portal an, mit dem sich interne und externe Datenquellen schnell und effizient zusammenführen lassen. Das reduziert die Management-Prozess-Kosten erheblich. Unternehmen können ihre Alt-Investitionen sichern und ihr Wissen in einen modernen Geschäfts- und Datenfluss einbetten.
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