Ordnung muss sein
Die Gründe dafür sind vielfältig: Viele Verantwortlichen wissen gar nicht, wie viele Lizenzen in der Firma benötigt werden, welche vorliegen und wie der Bedarf in der Zukunft einzuschätzen ist. Der unangenehmen Aufgabe, Lizenzen zu erfassen und zu analysieren, geht man gerne aus dem Weg – vor allem dann, wenn man insgeheim von einer Unterlizensierung ausgeht. Nach Erkenntnissen der Fachzeitung „Computerwoche“ ist manchmal auch das Gegenteil der Fall. Demnach liegt nämlich in 25 bis 35 Prozent der Unternehmen sogar eine Überlizensierung vor. Das mag die IT-Verantwortlichen zwar ruhig schlafen lassen, für das Unternehmen bedeutet es aber ärgerliche und unnötige Mehrkosten. Vor derartigen Pannen schützt ein strategisches Lizenz-Management, das den Softwarebestand des Unternehmens komplett im Griff hat.
In drei Schritten zum Erfolg
Effizientes Lizenz-Management läuft meist in drei Stufen ab. Bereits installierte Software wird erfasst und geprüft, gleichzeitig wird eine Bedarfs- und Beschaffungsplanung für neu anzuschaffende Programme erstellt. Schließlich fließt der gesamte Bestand in ein Vertrags-Management ein, das sämtliche Besitz- und Vertragsverhältnisse dokumentiert. Wichtig ist dabei, dass IT- und kaufmännische Verantwortliche an einem Tisch sitzen und auch die Geschäftsleitung mitzieht. In besonders komplizierten Fällen ist die Hinzuziehung externer Dienstleistern ratsam. Die anfallenden Honorare sind in aller Regel geringer als der finanzielle Schaden, den mangelhafte oder sogar fehlende Lizenzen anrichten können.
Auf der Suche nach dem besten Lizenzmodell
Laien übersehen häufig, dass Lizenz nicht gleich Lizenz ist. Die handelsübliche, vom Hardware-Hersteller vorinstallierte OEM-Lizenz ist eben nur ein Typus. Daneben gibt es Systembuilder-Lizenzen (SB-Lizenzen), Lizenzen zum Mieten oder zum Kaufen. Jedes Modell hat im Markt seine Berechtigung. Aufgabe des Lizenz-Managers ist es, genau den Lizenz-Typ herauszufinden, der zur speziellen Unternehmenssituation passt. Dabei ist zu beachten, dass es mit dem Software-Kauf allein oft nicht getan ist. Häufig gehören Wartungs- oder Serviceverträge mit zum Paket. Zusätzlicher Aufwand entsteht dadurch, dass Softwareanbieter immer neue Versionen ihrer Produkte in Umlauf bringen. Hier besteht erhöhter Koordinierungsbedarf – vor allem, wenn in der Firma unterschiedliche Programm-Module desselben Herstellers verwendet werden.
Neben dem Kauf und dem „On Demand“-Mieten von Software gibt es für Unternehmen eine weitere, weniger bekannte Alternative: Leasing. Die Vorteile liegen eigentlich auf der Hand: Vor allem Mittelständler mit niedrigen Eigenkapitalquote können damit unangenehmen Basel II-Diskussionen aus dem Weg gehen. Sie ersparen sich teuere Investitionskredite und zahlen nach dem „Pay as you earn“-Prinzip“ schrittweise bei Nutzung der Programme. Experten erwarten, dass unterschiedliche Lizenz-Modelle künftig verstärkt miteinander kombiniert werden. Die zunehmende Komplexität des Geschäfts dürfte die Bedeutung des Lizenz-Managements darum weiter steigern.
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