Kampf der Datenflut
Enterprise Content Management unterstützt Unternehmen dabei, den im Betrieb produzierten Content effizient zu organisieren. Das Problem ist allgemein bekannt: Überall, wo Mitarbeiter elektronische Dokumente erstellen oder bearbeiten, stoßen herkömmliche Datensysteme sehr schnell an ihre Grenzen. Server, Netzlaufwerke und Festplatten können die Datenmengen zwar aufnehmen und theoretisch jahrzehntelang speichern. Die Inhalte sinnvoll zusammenfügen, miteinander zu verknüpfen und wichtigen Mitarbeitern ohne Aufwand zugänglich zu machen – das erweist sich in der betrieblichen Praxis als zunehmend schwierig.
Selbst in kleineren und mittleren Unternehmen gestaltet sich der strukturierte Informationsaustausch über die Abteilungsgrenzen hinweg immer wieder als organisatorischer Hürdenlauf, etwa wenn es bei einem Automobilzulieferer darum geht, bestimmte Warenbestände zwischen Einkauf und Vertrieb abzugleichen oder bestimmte technische Dokumentationen situationsgerecht bereitzustellen – beispielweise im firmeneigenen Intranet oder auf dem Handy des Kundenservice-.Teams. ECM-Lösungen sorgen hier für Abhilfe. Sie gewährleisten, dass wesentliche Informationen und Know-how zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort zur Verfügung stehen.
Maßgeschneiderte Lösungen brauchen Zeit
Wie das im Einzelnen geschieht, das muss jeder Firmenchef allerdings selbst entscheiden. Unflexible Lösungen von der Stange sind gerade im ECM-Bereich kontraproduktiv. Stattdessen ist bei der Entscheidung für professionelles ECM solide Konzeptionsarbeit gefragt. Eine Anforderung übrigens, die viele KMUs zurückschrecken lässt. Hier bietet sich die Hinzuziehung eines externen Beraters an, der möglichst anbieterneutral die maßgeschneiderte Lösung herausfindet.
Unabhängig von der Größe,der Finanzkraft und dem Organisationsgrad des Unternehmens gibt es Basis-Anforderungen, dem jedes ECM-System gewachsen sein muss. Neben der Skalierbarkeit ist das insbesondere die möglichst unkomplizierte Handhabung.
Zusätzlich zu den rein betriebswirtschaftlichen Anforderungen erfüllt ECM noch einen weiteren Zweck: Entsprechende Systeme gewährleisten auch die juristisch wasserdichte Aufbewahrung von Dokumenten. Viele Firmenunterlagen sind bekanntlich aufbewahrungspflichtig. Geregelt wird das ganze durch die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und in Gesetzen wie dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO).
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