Mobile Geschäftsanwendung Nummer eins ist der E-Mail-Empfang: Einkommende E-Mails, aber auch neue Kalendereinträge und Aufgaben werden ständig und in Echtzeit auf Smartphone oder PDA synchronisiert. Mitarbeiter sind auf diese Weise immer und überall auf dem aktuellen Stand. Und sie können Leerzeiten, beispielsweise Wartezeiten am Bahnhof oder Flughafen, nutzen, um einen Teil ihrer Geschäftskorrespondenz bereits auf Reisen zu erledigen.
Jedoch ist der mobile E-Mail-Empfang nur das Tüpfelchen auf dem I. Generell geht es darum, Büro und Außendienstmitarbeiter enger aneinander zu binden (siehe Fokusthema Außendienstanbindung). Im Idealfall soll dieser unterwegs so agieren können, als sei er im Büro. Das betrifft den Zugriff auf aktuelle Preislisten oder Lagerbestände, das Kundenbeziehungsmanagement, aber auch das Erfassen von Bestellungen von unterwegs direkt über das Intranet eines Unternehmens. 
Das spart nicht nur Kosten, sondern beschleunigt auch die Antwortzeiten auf Kundenanfragen und verbessert so die Kundenzufriedenheit. Und genau die ist es, die den Unternehmen bei der Einführung mobiler Geschäftsprozesse vor allem am Herzen liegt (siehe Studie). Trotzdem werden mobile Funktionen außerhalb von E-Mail im Mittelstand noch immer eher zögerlich genutzt, wie Experten konstatieren. Die Angst vor hohen Implementierungskosten ist dabei unbegründet, wie Dr. Christian Boeing, Vertriebsleiter Mittelstand bei Vodafone, gegenüber „IT Mittelstand“ betont: Standardlösungen seien schnell adaptierbar, die Kosten häufig innerhalb von drei bis sechs Monaten amortisiert.
Unternehmen, die in mobile Prozesse investieren wollen, müssen zunächst eine Bedarfsanalyse durchführen. Wo kann die Anbindung von Außendienstmitarbeitern Prozesse beschleunigen, Kosten senken und Fehler vermeiden? Welches Endgerät ist für diese Aufgaben am besten geeignet (siehe Checkliste)? Welche Sicherheitsvorkehrungen müssen getroffen werden?
Bei der Entscheidungsfindung ist eine optimale Beratung durch den Anbieter ausschlaggebend, die Lösung sollte der Branche angepasst sein und die Anforderungen des Unternehmens erfüllen. Bei der Wahl des passenden Endgerätes sollten die Firmen darauf achten, dass diese idealerweise vom IT-Administrator zentral über das Mobilfunknetz verwaltet werden können. So müssen Außendienstler nicht in die Zentrale zitiert werden, wenn ein Update aufgespielt werden soll. Das stärkt die Akzeptanz neuer Technologien - und die ist entscheidend für den kompletten Erfolg der mobilen Business-Strategie, wie Experten unisono betonen. Schließlich ist das schönste Smartphone nutzlos, wenn der Außendienstmitarbeiter weiterhin damit nur telefoniert.
Welche Applikationen Smartphones wie das iPhone heute schon für die mobile Geschäftswelt bietet - und 2010 werden Millionen neuer Apps erwartet - lesen Sie im Hintergrundartikel.
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