Kontrolle auf Heller und Cent
Das Controlling-System ermöglicht eine schnelle hierarchische Übersicht über das Gesamtgeschäft ebenso wie über einzelne Bereiche. Es stammt wie zahlreiche andere Teile des Finanz- und Rechnungswesens, so genannte „Module“, von dem Ulmer Softwarehersteller Wilken Entire. In der Kostenrechnung werden die Ergebnisse der Einnahmen und Ausgaben der gemeinnützigen GmbH, der Personalkosten sowie der Einnahmen von den „Zuwendungsgebern“ wie Südwestmetall zusammengefasst. „Wenn die Buchhaltung einen Beleg bucht, ist er sofort in der Kostenrechnung einsehbar“, sagt Controlling-Chef Thomas Jacoby-Högg. „Über einen Berichtsgenerator lassen sich unkompliziert eigene Analysen anstellen. Man ist an nichts gebunden und kann eigenständig mit dem System arbeiten.“ So können gehaltene Seminare finanziell auf Herz und Nieren geprüft werden. Das System hilft auch bei der Fehlersuche. Über das Modul „Controlling mit Finanzbuchhaltung abstimmen“ lassen sich Prüfkriterien für Konten und Belege eingeben. „Von Hand wäre das unmöglich.“
Niederlassungen helfen sich gegenseitig
Die Möglichkeit, schnell Auswertungen von Kosten zu erstellen, zieht sich wie ein roter Faden durch die Software von Wilken Entire. „In der Anlagenbuchhaltung können wir jederzeit abrufen, wie die Anlagengüter in den Niederlassungen verteilt sind“, sagt die Leiterin des Rechnungswesens, Andrea Bergan. „Bei 47 Niederlassungen kann das viel Zeit und Geld sparen. Wird zum Beispiel ein Beamer gebraucht, kann man nachschauen, ob nicht eine benachbarte Niederlassung einen hat. Dann braucht kein neues Gerät gekauft werden.“ Wo befindet sich was? Die Antwort liefert die Software. Über das System werden die Bestandslisten geführt und am Jahresende die Abschreibungen ermittelt. „Früher hatten wir wie viele andere Excel-Tabellen, wobei wir uns mühsam die Daten zusammensuchen mussten. Heute haben wir schnell komfortable Übersichten. Das System sucht sich die Daten selbst.“
Der Boom früherer Jahre bei der Fort- und Weiterbildung ist passé. Bildungsanbieter müssen heute ihre Maßnahmen hart kalkulieren. Das Bildungswerk der Baden-Württembergischen Wirtschaft e.V. aus Stuttgart behauptet sich erfolgreich am Markt. Einen Beitrag leistet das Finanz- und Rechnungswesen von Wilken Entire aus Ulm. 
„Die Kosten jeder Bildungsmaßnahme von Akademie und BBQ kann ich per Knopfdruck aufrufen“, erklärt Thomas Jacoby-Högg. „Unsere Software sagt uns, ob wir wirtschaftlich gearbeitet haben und hilft uns beim Kalkulieren. Nur wenn wir gut kalkulieren, können wir uns im Wettbewerb mit anderen Bildungsträgern behaupten.“ Aufträge erhält das Bildungswerk der Baden-Württembergischen Wirtschaft unter anderem von den Arbeitsagenturen und aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds sowie den Unternehmen und den Verbänden. Größter Kunde ist der Arbeitgeberverband Südwestmetall. BBQ führt beispielsweise die Ausbildungs- und Qualifizierungsinitiative START 2000 Plus des Verbandes durch.
Die Wilken Entire Software lässt sich nahtlos an Fremdsysteme andocken. „Das war ein wichtiges Auswahlkriterium, als wir 2005 die Wilken Entire Software eingeführt haben“, sagt die Chefin des Rechnungswesens, Andrea Bergan. Da ist zum einen die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung LOGA. „Die Programmierung ging schnell. Bestimmte Softwareprotokolle haben uns angezeigt, ob die Daten korrekt ausgetauscht wurden. Früher mussten wir viel von Hand eingeben.“ Ähnlich einfach funktioniert die Übertragung von Rechnungsbelegen aus Worddateien in das Wilken Entire System. So sind bei BBQ mehrere Auszubildende angestellt, die in den Mitgliedsbetrieben von Südwestmetall ausgebildet werden. Per Schnittstelle werden die Belege in Wilken Entire eingelesen. „Wir konnten hier sehr viel automatisieren. Monatlich handelt es sich um 300 Rechnungen. Da kann man frei werdende Kapazitäten besser nutzen.“
Die Wilken Entire AG ist 2007 aus der 1993 gegründeten Entire Software AG hervorgegangen und entwickelt und implementiert Software für das Rechnungswesen und das Controlling. Der Branchenschwerpunkt liegt im Bereich Gesundheit und Soziales. Das Unternehmen ist Teil der seit 30 Jahren am Markt für Rechnungswesen agierenden Wilken Unternehmensgruppe in Ulm.&HTRE)
