Daten zu Produktbeschreibungen werden in elektronischen Katalogen systematisch gespeichert. Schließlich sollen aus der Informationsfülle bei Bedarf die exakt zutreffenden Inhalte gefunden werden. Daher gilt bereits bei der Erfassung der Produktdaten, diese nach vereinbarten Schemata zu kennzeichnen und mit passenden Beschreibungen zu versehen.
Die Daten für den elektronischen Katalog entstehen im Unternehmen an unterschiedlichen Stellen - unter dem Blickwinkel der Geschäftprozesse, nicht der Katalogaufbereitung. Daher ist die Datenbasis für Produktkataloge vielfältig: Datenbanken, Warenwirtschaftssysteme, Web-Seiten oder Textdokumente können die Quellen für die erforderlichen Produktinformationen im Unternehmen sein.
Der Aufwand für die Erstellung eines hochwertigen Kataloges mit aussagekräftigen Beschreibungen kann leicht unterschätzt werden. Nachlässige Erfassungen führen jedoch im Betrieb zu zusätzlichen Aufwänden, wenn eine neuerliche Aufbereitung der gespeicherten Daten erforderlich wird. Unterstützt wird die Katalog-Software bei Erstellung und Pflege des Katalogs durch eine Content Management-Lösung.
Zusammenführen mehrerer Kataloge
Elektronische Kataloge werden selten nur für einen Zweck oder nur das eigene Unternehmen erstellt. Schließlich eröffnet dieses Präsentations-Instrument die Möglichkeit, die Produkte auch auf neuen Plattformen anzubieten. Werden dann Kataloge verschiedener Lieferanten in einem einkaufenden Großunternehmen oder von einem elektronischen Marktplatzanbieter zusammengeführt, müssen etwaige Abweichungen in Struktur, Verschlagwortung oder Benennung weitgehend ausgeschlossen werden. Vereinbarte Standards auf zwei Ebenen helfen dabei, dass so genannte Multisupplier-Kataloge erstellt werden können:
- Klassifizierungs-Standards zur Beschreibung der ProdukteStandards für Formate zum Datenaustausch
Standards für die Klassifizierung
Anwender suchen in elektronischen Katalogen und Marktplätzen nach Produkten durch die Eingabe von Suchbegriffen. Bei der Reichhaltigkeit von parallel nutzbaren Wörtern in der deutschen Sprache für eine Sache werden „falsch“ beschriebene Artikel quasi unauffindbar. Dem begegnet man durch die Verabredung verbindlicher Begriffs- und Erfassungsstandards, der Klassifizierung.
Bei der Klassifizierung erhält jedes Produkt die passende Zuordnung zu einem vorgegebenen, hierarchischen Schema. Zum Beispiel würde ein bestimmter wiederbeschreibbarer CD-Rohling in die Produktfamilie „CD-RW“ eingeordnet werden. Die übergeordnete Produktklasse wäre beispielsweise mit „Speichermedien“ gekennzeichnet. Derartig verästelte Bezeichungsschemata in Baumstruktur werden auch taxonomische Systeme genannt. Sie haben den Vorteil, dass ein Nutzer des elektronischen Katalogs neben der Stichwortsuche auch durch die diversen Rubriken des Kataloges wandern kann. Einkäufer haben so die hierarchische Gliederung vor Augen und finden auch bei seltener Nutzung rasch die passenden Artikel.
Eine Klassifizierung unterstützt auch die internationale Verbreitung von elektronischen Katalogen: Denn jedes Produkt erhält durch sie einen eindeutigen und international unverwechselbaren, hierarchisch strukturierten Nummerncode. Dieser kann von den Nutzern auf ihrem Weg durch die Baumstruktur der Klassifizierung in ihrer jeweiligen Sprache aufgefunden werden. Mit branchenbezogenen Klassifizierungen soll die jeweilige Branchen-Begriffswelt möglichst realitätsnah abgebildet werden. Dadurch ergibt sich leider das Problem der Mehrfach-Klassifizierung, wenn man für verschiedene Plattformen die Produkte im elektronischen Katalog nach unterschiedlichen Standards einteilen muss. Beispiele für Klassifizierungs-Standards sind:
Universal Standard Products and Services Classification UN/SPSC Standard für Materialklassifikation und Warengruppen eCl@ss Elektrotechnisches Informationsmodell ETIM Proficl@ss
UN/SPCDer UN/SPC-Standard ist ein durch die Vereinten Nationen vorgegebener übergreifender Standard für die Klassifikation nach Arbeitsgebieten. Der weltweit nutzbare Standard wird im amerikanischen Raum vorwiegend eingesetzt, die internationale Verbreitung nimmt zu.
Führende Unternehmen in Deutschland haben eCl@ss erarbeitet als branchenübergreifende Klassifikation in Produktgruppen. Dieser Standard soll ist heute das gebräuchliche Klassifizierungs-System im deutschsprachigen Raum.
Die ETIM-Initiative führender Großhandelsorganisationen der Elektrobranche soll ein Klassifikations-System für die gehandelten Elektrogüter schaffen. Das Schema der standardisierten Produktdaten basiert auf deren technischen Eigenschaften.
Proficl@ss ist eine branchenübergreifende und unabhängige Initiative zur Klassifizierung von Produktdaten. Hersteller, Handel und Verbände arbeiten hier zusammen an einheitlichen Synonymen, Merkmalen und Beschreibungen.
Standards für den Datenaustausch
Als weltweit gültiges und branchenunabhängiges Regelwerk für den Datenaustausch ist der Standard Electronic Data Interchange For Administration Commerce And Transport EDIFACT weit verbreitet. Dabei werden EDI-Nachrichten wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine ausgetauscht. Für die Übermittlung von Katalog-Informationen stößt das transaktionsorientierte EDIFACT-Format, das mehr als 200 verschiedene Geschäftsdokumente abbildet, an seine Grenzen.
Die Bestrebungen der Systemanbieter für den elektronischen Einkauf und Lieferanten konzentrieren sich daher auf die Entwicklung XML-basierter Austauschstandards. Am Markt existiert eine Vielzahl von Formaten für den Daten- und Transaktionsaustausch, von denen die folgenden aufgrund ihrer Verbreitung stärker in Betracht zu ziehen sind:
XML Common Business Library (xCBL) wurde mit anderen Partnern vom Anbieter elektronischer Marktplatz-Lösungen Commerce One entwickelt. Für den Austausch von Transaktionen wie Katalogaktualisierungen, Bestellungen oder Rechnungen stehen Austauschformate bereit.Commerce eXtensible Markup Language (cXML) wird von vielen großen Unternehmen eingesetzt und wurde 1999 entwickelt.BMEcat ist eine Entwicklung des Bundesverband Materialwirtschaft Einkauf und Logistik e.V. (BME). Ziel ist es, einen international nutzbaren Standard bereitzustellen, der den einfachen und kostengünstigen Austausch multimedialer Produktkataloge für Beschaffung und Vertrieb ermöglicht.Der Standard ChemXML der chemischen Industrie wurde speziell auf den Datenaustausch im E-Business mit Chemikalien zugeschnitten.
Leider wird in der Praxis häufig berichtet, dass man sich zwar auf Standards wie zum Beispiel BMEcat für einen elektronischen Marktplatz einigt, diese aber unterschiedlich auf die eigenen Anforderungen zugeschnitten werden. Sieht nämlich ein Marktplatz kürzere Produktbeschreibungen vor, als es laut Standard möglich ist, werden Texte in den Anbieter-Katalogen entsprechend abgeschnitten. Die zusammengeführte Version der einzelnen Kataloge liefert dann unter Umständen unbrauchbare Erläuterungen, so dass die zuliefernden Unternehmen ihre Kataloge anpassen müssen.
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