Die meisten Unternehmen, die ihre Rechnungen elektronisch übermitteln wollen, greifen inzwischen auf Services spezialisierter Dienstleister zurück. Diese bieten Lieferanten und Kunden verschiedene Standardformate für die reibungslose Kommunikation. Der Vorteil: Die Unternehmen müssen ihre Daten nicht mehr auf einen gemeinsamen Standard konvertieren, um ihre Rechnungs- und Zahldaten untereinander auszutauschen. Diesen Schritt übernimmt der Dienstleister.
Darüber hinaus sparen sich Unternehmen, die einen Dienstleister mit dem elektronischen Versand ihrer Rechnungen beauftragen, auch Investitionen für Zertifikate, Chipkarte, Lesegerät und Software sowie deren Implementierung und kontinuierliche Aktualisierung. Stattdessen müssen sie lediglich in die einmalige Einrichtung des Dienstes bei ihrem Outsourcer investieren und zahlen dann Gebühren pro Transaktion oder Rechnung. Diese fallen in der Regel jedoch deutlich niedriger aus als die Kosten, die für eine Papierrechnung anfallen würden. Schließlich kalkulieren unabhängige Experten die Rechnungsverarbeitungskosten eines mittelständischen Unternehmens pro Papierrechnung auf zwischen acht bis zehn Euro pro Rechnung. Bei E-Billing sinken diese auf ein bis zwei Euro pro Rechnung.
Wie der elektronische Rechnungsversand durch einen Dienstleister dann in der Praxis funktioniert, beschreibt Frank Wuschesch, Geschäftsführer der Basware GmbH, einem Lösungsanbieter zur Automatisierung von Einkaufs- und Finanzprozessen, in einem Artikel für die „Computerwoche“: „Zunächst muss der Kunde zustimmen, dass der Dienstleister für ihn elektronische Rechnungen versenden darf. Anhand eines Rechnungsformats erstellt der akkreditierte Partner eine qualifizierte elektronische Signatur. Der Empfänger der signierten Forderung ist verpflichtet, diese selbst zu prüfen oder von einem Dienstleister prüfen zu lassen. Dabei wird die Signatur an einen Service geschickt, der feststellt, ob die Signatur von einer akkreditierten Stelle stammt. Ein entsprechender Eintrag kommt ins Verifizierungsprotokoll.“
Bei rund 500 Rechnungen jährlich, so rechnet Wuschesch, lohne sich die Vergabe der elektronischen Rechnungsstellung an einen Dienstleister. Doch auch Freiberufler und KMUs können auf E-Billing umsteigen und dabei sparen – wenn sie spezielle Web-Services nutzen. Hier müssen sich Anwender zunächst in einem Webportal einloggen und die Adressdaten des Empfängers eingeben. Anschließend wird die elektronische Rechnung signiert und an den Adressaten übermittelt.
Von wachsender Bedeutung sind inzwischen auch so genannte Multi-Channel-Dienstleister, gerade wenn es darum geht, Rechnungen an Privatkunden zu übermitteln. Sie verschicken –je nach Kundenwunsch – die Rechnung per E-Mail, online oder in Papierform. Einer dieser Anbieter ist das Düsseldorfer Unternehmen Itella. Dessen Multichannel-Versand-Service i-Post wurde auf der CeBIT 2008 mit dem Innovationspreis der Initiative Mittelstand in der Kategorie Finance ausgezeichnet.
Mit i-Post können Unternehmen von heute auf morgen entscheiden, ob sie eine Rechnung Kosten sparend und auf Knopfdruck als Brief oder E-Mail inklusive elektronischer Signatur versenden wollen. Der Anwender muss lediglich den kostenfreien Druckertreiber von Itella auf seinem PC installieren, schon ist der Versand über i-Post möglich. Dies schließt jetzt auch den Versand elektronischer Rechnungen inklusive rechtskonformer e-Signatur mit ein. Itella i-Post ermöglicht insbesondere dem Mittelstand den schnellen, einfachen und kostengünstigen Einstieg in effiziente Rechnungsprozesse. Aufgaben wie Drucken, Falzen, Kuvertieren und zur Poststelle bringen entfallen komplett. Dies alles übernimmt der Dienstleister zum günstigen Komplettpreis und sorgt so für nachhaltige Einsparungen. Ein weiterer Vorteil: Statt wie bisher Rechnungen etwa über den Verlauf eines Monats zu sammeln, um den Versand gebündelt zu erledigen, versenden Unternehmen ihre Rechnungen mit i-Post jederzeit und von überall auf Knopfdruck. Das sorgt für einen früheren Zahlungseingang und einen positiven Cash-Flow-Effekt.
Wer sich nicht auf die Services fremder Dienstleister verlassen und ein eigenes E-Billing-System in bestehende ERP- oder DMS-Systeme integrieren oder eine Stand-Alone-Lösung implementieren will, sollte nach einer eingehenden Rentabilitätsprüfung eine Plattform wählen, die mit der seiner Geschäftspartner vereinbar ist.
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