Nicht nur die richtige Software macht Arbeitnehmern ihren Büro-Alltag leichter. Auch die richtige Bedienung der entsprechenden Software hilft unter Umständen dabei, Zeit zu gewinnen für wichtigere Aufgaben im Unternehmen.
Hier gehört schon allein dazu, regelmäßig die Festplatte des Computers von unnötigen Dateien zu bereinigen, um die Geschwindigkeit des Rechners zu beschleunigen. Was kompliziert klingt, ist in Wahrheit ganz einfach: Öffnen Sie einfach Ihren Explorer, klicken Sie auf das Laufwerk C und schon werden Ihnen die Eigenschaften Ihrer Festplatte angezeigt. Unter anderem sehen Sie hier, welcher Speicher bereits belegt ist. Darüber hinaus gibt es eine Funktion, die Festplatte zu bereinigen. Klickt man auf die Schaltfläche, werden Dateien angezeigt, die nach Meinung des Systems gelöscht werden können, beispielsweise temporäre Dateien, Offline-Webseiten oder Setup-Dateien.
Shortcuts erleichtern das Windows-Leben
Bei der Verwendung von Windows helfen Shortcuts beim Zeitsparen. Sie ersetzen die manchmal etwas fummelige Bedienung mit der Maus, müssen allerdings vom Arbeitnehmer erst einmal verinnerlicht werden. Die folgenden Shortcuts können Sie sich ausschneiden und an Ihren PC kleben. Ihr Mausarm wird es Ihnen danken:
Shortcuts mit der Windows-Taste:
[Windows-Taste] = Startmenü öffnen
[Windows-Taste] + [e] = "Explorer" starten
[Windows-Taste] + [r] = "Ausführen..." starten
[Windows-Taste] + [u] = "Hilfsprogramm-Manager" starten (nur bei Windows 2000)
[Windows-Taste] + [d] = Desktop anzeigen
[Windows-Taste] + [f] = "Datei suchen" starten
[Windows-Taste] + [m] = Alle Fenster minimieren
[Windows-Taste] + [Pause] = "Systemeigenschaften" anzeigen
[Windows-Taste] + [Tab-Taste] = Task wechseln
[Windows-Taste] + [F1] = Windowshilfe starten
Shortcuts mit der Alt-Taste:
[Alt] = Menüleiste der Anwendung aktivieren
[Alt] + unterstrichener Menübuchstabe = Menüpunkt aufrufen
[Alt] + [Leertaste] = Systemmenü des aktiven Fensters öffnen
[Alt] + [Leertaste] + [x] = Fenster Maximieren
[Alt] + [Leertaste] + [n] = Fenster Minimieren
[Alt] + [Leertaste] + [w] = Fenster Wiederherstellen
[Alt] + [Return] = im Explorer: Menü Eigenschaften
in einer DOS-Box: umschalten zwischen Fenster- und Vollbildmodus
[Alt] + [Tab] = laufende Tasks anzeigen und wechseln (mit zusätzlicher [Shift] links herum)
[Alt] + [Esc] = zwischen laufenden Tasks umschalten (mit [Shift]-Taste links herum)
[Alt] + [Druck] = Screenshot vom aktiven Fenster
[Alt] + [F4] = Anwendung bzw. Windows beenden
[Alt] + [-] Systemmenü des aktuellen Unterfensters anzeigen
[Alt] + [Pfeil nach unten] = öffnen einer Drop-down Liste
Shortcuts mit der Strg-Taste:
[Strg] + [c] = Kopieren
[Strg] + [x] = Ausschneiden
[Strg] + [v] = Einfügen
[Strg] + [a] = alles markieren
[Strg] + [s] = Speichern
[Strg] + [n] = neues Fenster öffnen
[Strg] + [Esc] = Startmenü anzeigen
[Strg] + [o] = Öffnen
[Strg] + [p] = Drucken
[Strg] + [z] = rückgängig machen
[Strg] + [Tab] = zwischen Unter-Fenstern in einem Programm wechseln (mit Shift-Taste linksherum)
[Strg] + [F4] = Aktuelles Unterprogramm schließen
[Strg] + [Esc] = Startmenü anzeigen
[Strg] + [Pos1] = zum Anfang eines Dokuments gehen
[Strg] + [Ende] = zum Ende eines Dokuments gehen
Andere belegten Tasten:
[Esc] = aktuellen Vorgang abbrechen
[Leer-Taste] = einfacher Mausklick
[Return-Taste] = aktiven Button anklicken
[Tab-Taste] = vorwärts durch Optionen gehen
[Shift-Taste] + [Tab-Taste] = rückwärts durch Optionen gehen
[Menü-Taste] = Kontextmenü öffnen
[Shift-Taste] + [F10] = Kontextmenü öffnen
[Druck] = Screenshot vom gesamten Bildschirm
[Pos1] = zum Anfang eines Dokuments oder eines Feldes gehen
[Ende] = zum Ende eines Dokuments oder Feldes gehen
["Bild Pfeil nach oben"-Taste] = eine Seite zurück blättern
["Bild Pfeil nach unten"-Taste] = eine Seite vorwärts blättern
[Entf] = Löschen
[Entf] + [Shift-Taste] = Endgültig löschen
[F1] = Hilfe anzeigen
[F1] + [Shift-Taste] = Direkthilfe anzeigen
[F5] = Im Explorer: Ansicht aktualisieren
[F10] = Menüleiste aktivieren
Anwendungstipps für „Word für Windows“
Auch für das in deutschen Büros wohl am häufigsten eingesetzte Programm, „Word für Windows“ gibt es einige Tipps, die die Bedienung vereinfachen. Wer beispielsweise für verschiedene Zwecke Formatvorlagen erstellt und dabei die einzelnen Textbestandteile wie Unterüberschriften, Textbereiche etc. definiert, kann mit wenigen Klicks das Aussehen für das gesamte Dokument ändern und erspart sich die mühselige Formatierung für jedes einzelne Dokument.
Nicht nur Shortcuts, auch die Maus kann effizienter eingesetzt werden, als die meisten Word-Benutzer dies tun. Wussten Sie beispielsweise, dass Sie mit einem zweifachen Klick mit der linken Maustaste ein ganzes Wort und mit einem dreifachen Klick einen ganzen Absatz markieren können? Per Drag & Drop können die markierten Texte einfach an die Stelle gezogen werden, an die man sie haben will. Will man sie an einer Stelle zusätzlich einfügen, muss man vor dem „Draggen“ die STRG-Taste drücken. Dann wird eine Kopie des Textes an der gewünschten Stelle eingefügt.
Auch das Wandern im Text geht einfacher als es auf den ersten Blick wirkt: Mit STRG und „Bild Hoch/runter“ wandert man zur nächsten Seite, mit STRG und „Pfeil hoch/runter“ geht es absatzweise hoch oder runter. Zum Textanfang oder -ende manövriert man sich schnell über STRG und „POS1“ oder STRG + ENDE. Zu den letzten drei Stellen, die bearbeitet wurden, bringen einen die SHIFT + F5-Taste. Die Tastenkombination STRG + F6 lässt einen schnell zwischen verschiedenen Dokumenten hin und her springen.
Auch für das Löschen von Zeichen bietet „Word“ einiges an Komfort, ohne dass der zu löschende Text jedes Mal markiert werden muss: Die DEL-Taste löscht das nächste Zeichen, die Backspace-Taste das letzte. Das nächste Wort verschwindet mit STRG + Entf im Nirvana, das letzte Wort mit STRG + Backspace.
Excel für Faule
Auch für Excel gibt es reichlich Tipps zur optimierten Bedienung. Sie sind nur so reichlich, dass es unseren Rahmen sprengen würde. Hier lohnt es sich, über Google nach Lösungen für das individuelle Problem zu suchen. Es gibt sie - gewiss.
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